5 tips voor het online uitvoeren van interne audits

Interne audits kunnen een goede inkijk geven in hoe het met bepaalde processen in de organisatie is gesteld. Waar vóór de Corona-periode vooral onderzoek werd gedaan op de fysieke werklocatie, zullen interne audits vandaag de dag zoveel mogelijk online uitgevoerd moeten worden. Is dit minder effectief, vraag je je wellicht af? Of is het minder leuk om te doen? Dat hoeft zeker niet zo te zijn! Het online uitvoeren van interne audits biedt namelijk ook kansen. In deze blog geven we je 5 tips over het online uitvoeren van interne audits ..

 

1. Heb nog meer aandacht voor de persoon achter het scherm. 

We kunnen de traditionele interview vorm die vaak wordt gebruikt bij interne audits natuurlijk ook online inzetten. Het nadeel van online een interview hebben is dat het ijs lastiger te breken is. Een kopje koffie voor de ander halen gaat nou eenmaal niet en non-verbaal gedrag is lastiger te analyseren en in te schatten. Voorkom dat een online interview een afstandelijk vraag-antwoord gesprek wordt! Neem meer tijd voor de introductie en vraag vaker dan anders hoe de ander erbij zit en hoe diegene zich voelt.

 

2. Gebruik interactieve online tools zoals Mural en Miro

Met behulp van online tools wordt het gesprek actiever en visueler. In plaats van online tegenover elkaar te zitten, kun je gezamenlijk kijken naar een proces of onderwerp van de audit en de auditee vragen op post-its aan te geven wat goed gaat en wat beter kan. Al plakkend en pratend ontstaan er mooie en effectieve  gesprekken.

 

3. Maak meer gebruik van groepsdialogen.

Het gebruik van online tools zoals Mural en Miro maakt het mogelijk meer mensen actief aan  het gesprek te laten deelnemen. Daar waar bij Live groepsgesprekken vaak dezelfde mensen aan het woord zijn, kun je met deze tools iedereen een stem geven. Hierdoor worden groepsdialogen weer interessant!.  Laat een groep van vier personen bijv. brainstormen over een bepaalde vraag en prioriteer de antwoorden door mensen hierop te laten stemmen. Deelnemers kunnen in eerste instantie elkaars stem niet zien, waardoor het risico dat mensen zich laten meeslepen door de antwoorden van anderen, minder snel optreed. Bovendien is het interactief en zet je deelnemers aan het werk. Vervolgens kun je de gegeven antwoorden (op de memo’s) via de chatfunctie van MS Teams of Zoom verder uitvragen en bespreken. De online meetings, waarbij we van call naar call vliegen inspireren niet. We worden  toch een stuk blijer van een meeting waarbij we op een leuke manier in de actiestand worden gezet, niet dan? Kortom, varieer eens in werkvormen en pak je kans om de toepassing van dergelijke online tools in het intern auditen nader te verkennen.

 

4. Benut de data die al in de organisatie aanwezig is

Organisaties hebben vaak al menig onderzoek in de organisatie uit laten voeren. Denk aan MTO’s, KTO’s, bepaalde monitorgesprekken of gewoonweg stuur- of verantwoordingsinformatie die voorhanden is. Een interne audit is een onafhankelijk onderzoek, waarbij niet is voorgeschreven op welke wijze dit uitgevoerd dient te worden. Door informatie/data die al in de organisatie aanwezig is te bundelen heb je in wezen de basis voor een interne audit al te pakken. Borduur voort op de onderwerpen die hieruit springen, door bijvoorbeeld enkele verdiepende sessies met medewerkers hieromheen te organiseren. Kortom, begin niet helemaal opnieuw als er al een mooie basis ligt. Voor interne audits is het een vereiste dat er een zekere mate van onafhankelijkheid is. Dit kan iemand van buiten zijn, maar het mag ook een kwaliteits- of beleidsmedewerker zijn die over de schouder meekijkt en zorgt voor een goede verdieping.

 

5. Voer juist nu een interne audit uit op het thema Corona

De huidige Corona-periode legt sterke en zwakke punten bloot in organisaties. Welke onderdelen of processen gingen ineens minder goed? Maar ook, waar bleken we, onder druk, toch ineens (creatieve) oplossingen voor te hebben? We komen erachter dat vaak veel meer mogelijk blijkt, dan we vanuit de oude situatie hadden gedacht. Ook maakt deze tijd bepaalde vraagstukken die in organisaties leven ineens een stuk duidelijker. Want ‘Hoe houden we als medewerkers verbinding in en met onze organisatie, en hoe houdt de organisatie verbinding met haar medewerkers?’ Hoe zorgen we dat nieuwe medewerkers goed ingewerkt worden en deel uit gaan maken van het team? Hoe houden we zicht op ons werk en onze prestaties? Deze vragen hebben de afgelopen maanden echt een andere lading gekregen! Kortom, dit zijn hele mooie vragen waar een interne audit op gedaan kan worden.

 

We begrijpen dat het voor sommige auditteams een hele klus is om de overstap naar online auditen en het gebruik van digitale tools te maken. Wij kunnen daarbij ondersteunen in het maken van een auditplan nieuwe stijl, trainen op het inzetten van de tools en de bijbehorende vaardigheden, of het (gedeeltelijk) als externen uitvoeren van interne audits.