Stel je voor: je organisatie is niet alleen efficiënt, maar verbetert continu. Hoe zorg je ervoor dat de progressie niet stagneert, maar juist versnelt? Hoe maak je slimmer werken en verbeteren tot een cultuur, niet slechts een project? Deze vragen staan centraal in mijn werk, waarover ik samen met collega’s twee managementboeken schreef. In dit artikel neem ik je mee in de grootste uitdagingen die ik tegenkom en deel ik inzichten die je wellicht zullen helpen in je eigen zoektocht naar duurzaam succes.
De A3-methodiek: Focus en resultaat op één pagina
Ken je de A3-methodiek al? Het klinkt simpel: al je ambities op één A3’tje. Maar dit is veel meer dan een opsomming van doelen. Het is een krachtig raamwerk dat je dwingt om scherp te formuleren wat je wilt bereiken en hoe je dat meetbaar maakt. Wat ik vooral waardeer aan deze methodiek, is de focus. Hoe vaak zie je geen vage doelstellingen die nooit gerealiseerd worden? De A3 zorgt ervoor dat je concreet blijft. En, misschien wel het allerbelangrijkste: het vraagt om reflectie. Het vraagt van van jou en je team om regelmatig stil te staan bij je voortgang en bij te sturen waar nodig. Alleen zo boek je echte vooruitgang.
Van plan naar actie: Discipline en structuur
Plannen maken is één ding, maar de uitvoering… dat is waar het echt om draait. Hoe zorg je ervoor dat je plannen niet verwateren? De sleutel is discipline en een planning- en controlcyclus die naadloos aansluit bij bestaande structuren. Veel organisaties zijn sterk in de planningsfase, maar in de praktijk blijkt de uitvoering vaak een uitdaging. Hoe zorgen jullie ervoor dat de focus niet verloren gaat? Wat ik zelf belangrijk vind, is dat er een lerende en constructieve dialoog is tussen management en teams. Deze dialoog helpt om de voortgang scherp te houden en betrokkenheid te creëren. Reflecteren op wat goed gaat, maar ook waar het nog beter kan. Data speelt hierbij een cruciale rol. Zonder de juiste informatie wordt het moeilijk om bij te sturen.
Lean: Meer dan een hype
Lean wordt vaak afgedaan als een trend, maar ik zie het anders. In mijn tweede boek, Lean: van Hype naar Verbetercultuur, leg ik uit waarom Lean veel meer is dan dat. Het is een manier van denken die, mits goed toegepast, een cultuur van voortdurende verbetering kan creëren. Maar zoals met alle cultuurveranderingen, vraagt dit om geduld en volharding. Het echte werk komt pas na de eerste verbeteringen. Wat is jouw ervaring met Lean? Kun je het inzetten om niet alleen processen te verbeteren, maar ook je medewerkers te betrekken bij continue verbetering? In mijn rol als programmamanager of kwartiermaker stel ik mezelf continu de vraag wat de volgende stappen zijn op weg naar zo’n cultuur. Een cultuur die essentieel is om uitdagingen zoals personeelstekort of de toenemende complexiteit van bijvoorbeeld de zorgvraag aan te kunnen..
Leiderschap: De sleutel tot succes
Leiderschap speelt een cruciale rol in het creëren van een cultuur van verbetering. Het is geen vrijblijvende taak en vaak vraagt het ook om een andere manier van denken en doen. Niet alleen de koers uitzetten, maar ook daadkrachtig sturen én blijven luisteren naar geluiden en ideeën vanuit de werkvloer. Niet alleen leidinggeven aan anderen, maar ook leidinggeven aan en reflecteren op jezelf. Leiders die luisteren, ondersteunen en coachen zorgen ervoor dat de veranderenergie niet verloren gaat. Onderschat daarnaast niet de effecten van korte termijn successen. Het vieren van kleine overwinningen zorgt ervoor dat medewerkers zien dat hun inspanningen echt effect hebben. Dit creëert energie en motivatie om door te gaan. Een mooi voorbeeld hiervan komt uit de zorgsector, waar ik betrokken was bij een groot verbeterprogramma. Door successen, hoe klein ook, te vieren, ontstond er een vliegwiel van verbetering. Medewerkers gingen met eigen verbeterideeën aan de slag, omdat ze zagen dat het werkte. Ruimtes met verpleegartikelen werden geordend, lang vergeten problemen zoals kapotte apparatuur werden eindelijk aangepakt etc. Kortom, er ontstond steeds meer eigenaarschap.
Hoe houd je de energie vast?
Energie vasthouden is een kunst op zich. Hoe zorg je ervoor dat veranderingen niet verwateren bij een wisseling van personeel of andere externe factoren? Het klinkt eenvoudig, maar het vergt constante aandacht. Dagstarts, verbeterborden en coaching kunnen helpen, maar uiteindelijk komt het neer op leiderschap. Leiderschap dat verandering niet ziet als iets ‘dat erbij komt’, maar als een kans om te groeien. Het is een kans om op de lange termijn succesvol te blijven, maar dit vraagt wel om continue inspanning en het aangaan van de momenten waarop het schuurt, want daar liggen de waardevolle lessen voor de toekomst. Hoe zie jij de rol van leiderschap in dit proces?
In mijn rol als programmamanager ondersteun ik leidinggevenden hierin. Samen zoeken we naar manieren om deze veranderenergie vast te houden en verder aan te wakkeren. Een aanpak die daarnaast goed werkt, is het trainen van groepen disciplines die in nauwe verbinding staan tot de teams (bijv. kwaliteitsverpleegkundigen) en teams kunnen helpen knelpunten aan te pakken. Zij vormen de brug tussen de teams en het management, waardoor er een constante stroom van verbeterinitiatieven blijft bestaan.
Jouw Rol in Slimmer Werken en Verbeteren
De grootste uitdaging bij slimmer werken en verbeteren is niet het bedenken van plannen, maar het creëren van een cultuur waarin continu verbeteren vanzelfsprekend wordt. Hoe zorg jij ervoor dat successen in jouw organisatie gevierd worden en dat de energie om te verbeteren blijvend wordt?
